Основные притязании к оборудованию и помещениям архива
Создание подходящих условий сохранения документов
Оптимальные условия сохранения документов обеспечиваются:
- предоставлением для архива здания и проведением планово- вежливого ремонтных работ помещений;
- оборудованием здания архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
- использованием особого оборудования для сохранения документов
(стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
- существом подходящего температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических событий.
Требования к помещению архива
В соответствии с размером и составом хранящихся дел архиву предоставляется отдельное помещение (либо часть помещения), нарочно построенное и оснащенное либо приспособленное для сохранения документов.
Строительство особого помещения архива имеет возможность проводиться как по стандартным планам домов государственных архивов, но и по персональным планам, слаженным с заинтересованными организациями.
Специальные здания для архива обязаны учитываться при строительстве административных домов для организаций, в текстуре коих работает архив. При недоступности особого здания для архива отличается приспособленное здание в административных зданиях организаций.
Оптимальные условия сохранения документов и работы с ними учитывают предоставление следующих помещений для архива:
- хранилище для сохранения документов;
- здания для приема, временного сохранения, акклиматизации документов;
- здания для работы изыскателей (читальный зал);
- трудящихся комнат для работников архива.
Рабочие комнаты для работников и здания для работы исследователей
(читальный зал) обязаны быть отделены от помещений хранилищ.
Помещения хранилищ, лишенные переборок от трудящихся комнат, изолируются нарочно установленными перегородками. Чужие лица допускаются в хранилища лишь с разрешения заведующего архивом и в пребывании работника архива.
Хранилища архива обязаны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и домашних помещений, связанных с сбережением либо использованием продуктов питания либо химических препаратов, и вовсе не иметь единых с ними вентиляционных каналов.
Хранилища обязаны быть не опасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.
В помещениях хранилищ не может быть газовых, водопроводных, канализационных и прочих магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального нрава допускается если соблюдать условие их изоляции в специализированных защитных устройствах, исключающих вторжение выбросов из них в хранилище.
Наружные двери здания архива обязаны быть обиты железным листом и иметь крепкие засовы. В нерабочее время они опечатываются либо пломбируются. Печать либо пломбир сохраняют сообща с ключами у дежурного по организации либо в установленном правилами внутреннего распорядка месте.
Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окошка, месторасположение коих разрешает доступ снаружи, устанавливаются распашные железные решетки с замками, опечатанными пломбиром.
Электро- и противопожарное оборудование
В помещениях хранилищ архива прокладывается спрятанная электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура используется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные приспособления обязаны быть перекрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются лишь вне хранилищ.
В целях противопожарной обороны все электрооборудование поддерживается заземлением.
По пожарной угрозы здания архивов относятся к группы "В".
Хранилища обязаны находиться в зданиях не менее 2 степени огнестойкости.
Основным противопожарным оборудованием архивов считаются углекислотные огнетушители свежайших систем (Приложение 1), коие устанавливаются из расчета минимум одного на любые 50 кв. метров площади, хотя минимум 2 на любое отдельное здание.
Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Любой пожарный кран обязан иметь прорезиненный рукав длиной до крайней точки хранилища.
Хранилища и здания для работы с документами обязаны быть оборудованы пожарной сигнализацией.
В архиве на видном месте вывешиваются: наставления о мерах пожарной защищенности, перечень пожарного расчета и проект эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет срабатывают все работники архива, с коими время от времени, хотя не реже одного раза в квартал, ведутся занятия по мерам пожарной защищенности и фактическим поступкам в период пожара.
При зарождении пожара все работники участвуют в его ликвидации, выполняя раньше распределенные прямые обязанности.
В хранилищах возбраняется курение, использование электронагревательных устройств, сбережение пищевых продуктов, легковоспламеняющихся препаратов и взрывоопасных вещей.
Процесс сохранения документов считается существенным научно-техническим ходом в работе хранилищ. Выбор вида и числа средств сохранения находится в зависимости от отличительных черт документов, принятой системы сохранения, строительных данных помещения.
На практике могут использовать 4 ключевые системы сохранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и вертикальная каталожная. Сегодня разрабатываются кроме того системы механического сохранения документов.
Вертикальная библиотечная система уготована для сохранения папок
(325*230*60 мм) и коробок (350*245*180 мм) для типовых дел. Ее могут использовать для многократного (в архивах) и для своевременного текущего сохранения делопроизводственных документов в коробках и папках в 1 ряд на стеллажной полке.